Neklusēšanas līnija

Mēs vēlamies darīt to, kas ir pareizi - mūsu Neklusēšanas līnija!

Billerud uzņēmumā mēs cenšamies panākt caurskatāmību un augstu uzņēmējdarbības ētikas līmeni visā, ko darām, tāpēc esam pieņēmuši Grupas direktīvu “Neklusēšanas līnijas Direktīva”, kas atbalsta personas, kuras pauž bažas par novērotiem pārkāpumiem, kā arī nosaka šādas ziņošanas kārtību, kas ir piemērojama arī Latvijā. Mēs aicinām visas fiziskās personas, kuras strādāja vai sniedza pakalpojumus, strādā vai sniedz pakalpojumus vai plāno strādāt vai plāno sniegt pakalpojumus Billerud, Billerud vārdā vai kopā ar Billerud, kuras novēro vai kurām ir aizdomas par pārkāpumiem Billerud vai saistībā ar Billerud, neklusēt un informēt par bažām, kas radušās.

Kad es varu ziņot par nopietniem pārkāpumiem?

Lūdzu, pastāstiet mums, ja esat pieredzējis vai kļuvis par liecinieku kādam pārkāpumam. Ar pārkāpumiem mēs saprotam;

jebkādas koruptīvas darbības;
nopietnus pārkāpumus saistībā ar grāmatvedību, iekšējo kontroli, revīziju;
finanšu krāpšanu;
konkurences tiesību aktu pārkāpumus;
slepenas vienošanās ar piegādātājiem, apakšuzņēmējiem un aģentiem;
darbības, kas saskaņā ar likumu, līgumu vai vienošanos uzskatāmas par nopietniem pārkāpumiem (piemēram, diskriminējoša prakse, uzmākšanās, bērnu darba izmantošana vai citi cilvēktiesību pārkāpumi, īpašuma iznīcināšana);
pilnvaru vai varas ļaunprātīgu izmantošanu jebkādiem neatļautiem vai slēptiem mērķiem; un
citus nopietnus pārkāpumus, kas saistīti ar Billerud būtiskām interesēm vai personu dzīvību un veselību, piemēram, nopietns vides apdraudējums un nopietni uzņēmuma Rīcības kodeksa un politikas pārkāpumi.

Kā ziņot par nopietniem pārkāpumiem?

Billerud ir izveidojis drošu iekšējo ziņošanas sistēmu, lai iesniegtu ziņojumus par nopietniem pārkāpumiem. Ikviens, kas vēlas iesniegt ziņojumu, tiek aicināts izmantot Billerud Neklusēšanas līniju.

“Neklusēšanas līnija” ir Billerud trauksmes celšanas kanāla nosaukums, kas nodrošina konfidenciālu ziņojumu iesniegšanas iespēju. To nodrošina neatkarīgs trešās personas pakalpojumu sniedzējs, taču sistēmu pārvalda Billerud. Neklusēšanas līnija ir tīmekļa portāls, kuram var piekļūt, izmantojot jebkuru ierīci, ieskaitot viedtālruņus, atverot vietni: https://report.whistleb.com/lv/billerud. Ziņojumus, kas iesniegti, izmantojot Neklusēšanas līniju, saņems un izmeklēs globālie Neklusēšanas līnijas speciālisti, kas iecelti Billerud grupas līmenī.

Ikviens, kurš vēlas iesniegt ziņojumu, izmantojot Neklusēšanas līniju, tiek aicināts ziņojumā norādīt savu vārdu un uzvārdu. Tomēr situācijās, kad nav iespējams atklāt savu identitāti, Neklusēšanas līnija ļauj ziņot anonīmi.

Iesniedzot ziņojumu, izmantojot Neklusēšanas līniju, Jums tiks piešķirta unikāla ziņojuma atslēga un parole, lai Jūs varētu droši sazināties ar par lietu atbildīgo personu. Mēs aicinām Jūs regulāri sekot līdzi, lai pārbaudītu ziņojumu un saņemtu atbildes vai atgriezenisko saiti no par lietu atbildīgās personas, kas tiks sniegta septiņu dienu laikā pēc ziņojuma iesniegšanas.

Ziņojumus var iesniegt arī tieši Billerud grupas līmenī ieceltajam globālajam Neklusēšanas līnijas speciālistam, nosūtot ziņojumu Kristoffer Molin, e-pasta adrese: Kristoffer.Molin@billerud.com vai iesniedzot ziņojumu virtuālās tikšanās laikā ar Billerud grupas līmenī iecelto Neklusēšanas līnijas atbildīgo amatpersonu. Billerud aicina iesniegt ziņojumus vai nu ar Neklusēšanas līnijas starpniecību, vai tieši globālajam Neklusēšanas līnijas speciālistam.

Tomēr, ja vēlaties ziņot par pārkāpumiem uz vietas savā vietējā birojā, varat iesniegt ziņojumu vietēji ieceltajai Neklusēšanas līnijas speciālistei Jekaterinai Marcinkevičai, nosūtot ziņojumu uz Jekaterinas Marcinkevičas e-pasta adresi: Jekaterina.Marcinkevica@billerud.com vai zvanot uz Jekaterinas Marcinkevičas tālruņa numuru: +371 25636730. Lūdzu, ņemiet vērā, ka vietējais Neklusēšanas līnijas speciālists pārsūtīs Jūsu ziņojumu globālajam Neklusēšanas līnijas speciālistam, kurš ir pilnvarots saņemt un izmeklēt ziņojumus, izņemot, ja Jūs tam nepiekrītat. Ja vēlaties, lai Jūsu ziņojumu lokāli izmeklētu vietējais Neklusēšanas līnijas speciālists, lūdzu, savā ziņojumā norādiet, ka iebilstat pret to, ka izmeklēšanu veic globāli ieceltais Neklusēšanas līnijas speciālists, un lūdzat, lai Jūsu ziņojums tiktu skatīts tikai Billerud Latvia.

Gan tad, ja ziņojums tiek iesniegts, izmantojot Neklusēšanas līniju, gan arī tieši Neklusēšanas līnijas speciālistam, kas iecelts Billerud grupas līmenī vai vietēji Billerud Latvijā, ziņojumā jāiekļauj vismaz šāda informācija:

Jūsu vārds, uzvārds un kontaktinformācija, ja vien ziņojums netiek sniegts anonīmi;
pārkāpuma apraksts, norādot konkrētus faktus;
informāciju par fiziskām vai juridiskām personām, kuras var pamatoti uzskatīt par iesaistītām pārkāpuma izdarīšanā;
vai informācija par pārkāpumu iegūta, pildot darba pienākumus/ sniedzot pakalpojumus vai nodibinot tiesiskās attiecības, kas saistītas ar darba pienākumu pildīšanu/ pakalpojumu sniegšanu vai prakses laikā;
vai par šo pārkāpumu jau ir ziņots iepriekš, un, ja jā, tad ziņojumam jāpievieno attiecīgā atbilde.

Ja iespējams, Jums jāpievieno trauksmes cēlēja ziņojumam dokumentu vai citu pierādījumu kopijas (piemēram, fotogrāfijas, e-pasta sarakstes kopijas).

7 dienu laikā no ziņojuma iesniegšanas brīža Neklusēšanas līnijas speciālists apstiprina ziņojuma saņemšanu, kā arī pārbauda ziņojumā sniegtās informācijas pirmšķietamu atbilstību Trauksmes celšanas likumā noteiktajām prasībām, pieņemot lēmumu par ziņojuma atzīšanu vai atteikumu atzīt ziņojumu par trauksmes cēlēja ziņojumu. Par pieņemto lēmumu Neklusēšanas līnijas speciālists pēc iespējas ātrāk, bet ne vēlāk kā trīs dienu laikā no lēmuma pieņemšanas dienas informē ziņotāju. Par ziņojuma saņemšanu un pieņemto lēmumu Neklusēšanas līnijas speciālists var paziņot vienā un tajā pašā paziņojumā, ja tiek ievērots 7 dienu termiņš.

Ne vēlāk kā divus mēnešus pēc tam, kad ziņojums ir atzīts par trauksmes cēlēja ziņojumu, Neklusēšanas līnijas speciālists informē trauksmes cēlēju par trauksmes cēlēja ziņojuma izskatīšanas gaitu, ja izmeklēšana joprojām turpinās.

Pēc tam, kad trauksmes cēlēja ziņojuma izmeklēšana ir pabeigta, Neklusēšanas līnijas speciālists informē trauksmes cēlēju par konstatētajiem faktiem un pieņemto lēmumu vai veiktajām darbībām.

Jūsu ziņojums tiks droši apstrādāts

Piekļuve ziņojumiem un ziņām, kas saņemti, izmantojot Neklusēšanas līniju, ir tikai grupas vai vietējā līmenī ieceltajiem Neklusēšanas līnijas speciālistiem, kuri šos ziņojumus apstrādā. Vajadzības gadījumā izmeklēšanas procesā var iesaistīt personas ar papildu zināšanām. šīs personas var piekļūt anonimizētajai lietas datnei, un arī tām ir pienākums ievērot konfidencialitāti.

Visi personas dati vienmēr tiks aizsargāti un anonimizēti, kā arī dzēsti atbilstīgi tiesību aktiem un iekšējiem noteikumiem brīdī, kad personas dati vairs nebūs nepieciešami un/vai kad lieta tiks izskatīta un slēgta. Sistēma nodrošina ziņojuma iesniedzēja anonimitāti. Pakalpojums ir nodalīts no Billerud IT vides. IP adreses vai citi dati, kas varētu identificēt ziņojuma sūtītāju, netiek izsekoti. Ziņojumi ir šifrēti, un tos var atšifrēt tikai noteiktas personas. Pakalpojuma sniedzējs nevar atšifrēt un izlasīt ziņojumus.

Billerud apstrādās ziņojumus konfidenciāli un aizsargās personas, kas iesniegs ziņojumu, no nelabvēlīgām sekām, ja vien ziņojums tiks iesniegts godprātīgi.

Uz ziņojumā norādīto personu tiesībām attiecas attiecīgie datu aizsardzības tiesību akti. Iesaistītajām personām ir tiesības piekļūt datiem, kas attiecas uz tām. Ja informācija ir nepareiza, nepilnīga vai novecojusi, šīm personām ir tiesības pieprasīt datus labot vai dzēst. šīs tiesības var ierobežot ar jebkādiem sevišķi svarīgiem drošības pasākumiem, kas nepieciešami, lai novērstu pierādījumu iznīcināšanu vai citus šķēršļus lietas apstrādei un izmeklēšanai.

Ja esat darbinieks, papildus šai informācijai izlasiet arī iekšējās vadlīnijas par Neklusēšanas līniju. Mēs iesakām Jums piekļūt Neklusēšanas līnijai no ierīces, kas nav pieslēgta Billerud tīklam.

Neklusēšanas līnija ir pieejama šeit: https://report.whistleb.com/lv/billerud.

Billerud aicina ziņotājus izmantot iekšējo kanālu, lai ziņotu par iespējamiem vai faktiskiem pārkāpumiem. Tomēr trauksmes cēlējs var arī izvēlēties ziņot par šādiem jautājumiem, neriskējot, ka pret viņu tiks radītas nelabvēlīgas sekas, ja ziņojumi tiek iesniegti, izmantojot ārējos kanālus, ko izveidojušas vietējās kompetentās iestādes, vai ārējos kanālus, ko izveidojušas Eiropas Savienības kompetentās iestādes, struktūras, biroji vai aģentūras (turpmāk "Savienības iestāde").

Ja ziņošana notiek, izmantojot ārējo kanālu, ko izveidojusi kompetenta vietējā iestāde vai kompetenta Savienības iestāde, attiecīgajai iestādei vai Savienības iestādei ir izstrādātas procedūras, kas attiecas uz ārējo kanālu, kā arī uz ziņojumu saņemšanu un turpmākiem pasākumiem.